5 Fungsi Surat Di kantor | Belum Banyak Orang Yang Tahu
 |
| Pixabay.com |
Disini saya ingin
membagikan informasi berkaitan dengan peran surat dalam suatu
kantor/ organisasi tertentu. Atau bisa juga disebut dengan fungsi surat
bagi kantor. Ingin tahu apa saja?
Mari simak selengkapnya
1. Alat dokumentasi
Poin pertama ini
adalah surat bisa
dijadikan sebagai alat dokumentasi atas bukti suatu kegiatan yang dilakukan di
perusahaan. Dokumentasi dalam hal ini tentunya sangat luas mencakup dalam
bidang perkantoran, bisa dalam hal keuangan, ketentuan dan peraturan, atau bisa
juga laporan suatu kegiatan yang telah atau yang akan dilaksanakan oleh
perusahaan atau instansi tersebut.
Contoh
sederhananya jika kita suatu perusahaan atau instansi mengadakan suatu kegiatan
yang bersifat untuk banyak orang, tentunya akan dibuat surat edaran. Dari surat
edaran ini, perusahaan atau instansi memiliki bukti bahwa telah atau akan melaksanakan suatu
kegiatan.
2. Bukti historis
Surat juga bisa
digunakan sebagai bukti dari perjalanan perkembangan perusahaan/organisasi. Karena dalam surat itu sendiri berisi informasi yang akan
memperlihatkan kualitas perkembangan perusahaan sampai sejauh mana.
Contoh sederhananya
adalah dalam surat niaga suatu perusahaan misalnya, disana pasti akan ada
informasi berkaitan dengan penjualan barang perusahaan per tahunnya atau bahkan
perbulannya. Dari data yang ada dalam surat itu, kita dapat mengetahui
perkembangan perusahaan secara cepat dan
tepat.
3. Pedoman
pelaksanaan pekerjaan
Ada beberapa
jenis surat yang biasanya digunakan sebagai pedoman suatu pekerjaan yang
dilakukan oleh pihak-pihak yang ada di organisasi. Salah satu contoh sederhana
dari surat ini adalah surat pedoman pengajar yang biasanya di pegang oleh guru
yang mengajar di suatu sekolah.
Disana ada
beberapa informasi yang dijadikan pedoman oleh guru dalam memberikan pelayanan
pengajaran kepada para muridnya. Dengan adanya surat tersebut, tentunya seorang guru
tidak akan merasa kesulitan dalam mengajar, karena telah mengetahui pedoman atau dasar-dasar yang memang harus ada dalam proses pengajaran yang akan dia laksanakan.
4. Duta organisasi
Terkadang jika
suatu perusahaan akan mengadakan acara yang besar dan berkaitan dengan banyak
orang, tentunya tidak akan mungkin jika utusan perusahaan mendatangi
pihak-pihak yang diundang ke acara tersebut secara langsung. Hal itu pasti akan
memakan banyak waktu, tenaga, serta biaya.
Kembali kepada
surat edaran contohnya, disana surat edaran juga bisa berperan sebagai
perwakilan perusahan untuk mengundang dalam acara tersebut. Dengan menggunakan
surat tentunya kita bisa lebih mengefektifkan waktu dan tenaga serta biaya kantor/perusahaan.
5. Sarana promosi
Tentunya dalam
surat, ada bagian kop surat. Dalam bagian surat inilah biasanya dijadikan media
untuk promosi baik secara langsung atau tidak langsung oleh perusahaan/instansi. Karena pada bagian ini, terdapat infomasi penting mengenai perusahaan.
Biasanya terdiri dari nama perusahaan, jenis perusahaan, nomor telepon perusahaan, alamat kantor perusahaan,
website, logo perusahaan, dan masih banyak informasi lainnya.
Dari banyak informasi yang ada dalam kop surat ini,d dipastikan dapat menunjang pihak-pihak yang ingin mengetahui informasi
berkaitan dengan perusahaan tanpa mendatangi perusahaan secara langsung.
begitu juga dengan perusahaan yang tidak perlu menghabiskan waktu untuk mempromosikan perusahannya
kepada pihak-pihak yang bersangkutan.
Demikian artikel
yang saya bagikan kali ini, berkaitan dengan fungsi surat. Semoga bisa
memberikan manfaat dan menambah wawasan para pembaca. Jangan lupa
memberitahukan keberadaan blog ini kepada kerabat dan rekan kalian.
Terima kasih
telah membaca artikel ini, jangan lupa juga baca artikel lainnya yang ada di
blog ini.